关于规范后勤处文件材料格式的通知

各单位、各科室：

按照学校《山东农业大学公文处理办法》（山农大校字〔2016〕138号）的要求，为进一步规范后勤处各单位有关文字材料提报工作，现将有关要求说明如下，请予以遵照执行。

一、格式要求

（一）用纸幅面及排版规格

1.凡上报的文件、材料统一使用国际标准纸型A4型，上下左右边距分别为3cm、2cm、2.8cm、2.6cm。正文用三号仿宋_GB2312， 行距固定值28磅；如有表格，一般用4号或小4号仿宋_GB2312，行距26磅或24磅，表头用黑体。

页码设置为阿拉伯数字4号居中，一字线页码（如-1-，-2-，-3-，…），从正文开始标页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

2.标题用二号方正小标宋简体、分一行或多行居中排布。回行时，做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；多行标题排列应当使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

3.标题下空一行为主送单位，使用全称或者规范化简称，左侧顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

（二）正文结构层次

一般用仿宋字体，编排在主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。第一层为“一、”，三号黑体；第二层为“（一）”，三号楷体_GB2312；第三层为“1．”，三号仿宋_GB2312加粗；第四层为“（1）”，三号仿宋_GB2312。标题单独成行时后面不标标点符号。

（三）附件说明

在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。

（四）落款

1.加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排单位署名并加盖公章，印章端正、居中下压单位署名和成文日期，使单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内。

2.不加盖印章的公文：在正文或附件说明下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

    成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（五）附件

附件应当另面编排，“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

二、有关要求

各单位、各科室上报的公文，均应使用“请示”“报告”“意见”等规范文件形式，不得以呈阅件、便函等形式报送；向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议时使用“报告”“意见”对重要问题提出见解和处理方法。“请示”必须一文一事，明确提出需要解决的有关问题，并标注联系人和联系电话。“报告”中不得夹带请示事情或需要办理的建议事项。

材料内容要情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。使用国家法定计量单位。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

后勤管理处办公室   

2020年5月29日    

附件1

关于×××工作的汇报材料

（方正小标宋简体二号字、居中)

（空一行）

一、×××××××××（一级标题,黑体三号字，左空两字）

（一）×××××××（二级标题,楷体GB2312三号字，左空两字）

1.××××××××（三级标题,仿宋GB2312三号字加粗，左空两字)

（1）×××××××（四级标题，仿宋GB2312三号字，左空两字）

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文使用仿宋GB2312三号字）

（空一行）

附件：1.××××××××××××××××

2.××××××××××××××××

（在正文下空一行左空两字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称）

×××××              

××××年××月××日       

（加盖公章的公文，成文日期右空四字，以成文日期为准居中编排单位署名，印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内。）